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      時間管理

      什么是時間管理

      時間管理是有效地運用時間,降低變動性。
      時間管理的目的:決定該做些什么;決定什么事情不應該做。
      時間管理最重要的功能:是透過事先的規劃,做為一種提醒與指引。

        一、無法管理外在的要求?應接不暇

        主管最大的困擾就是,太多來自外界的干擾,隨時得放下手邊的工作去做別的事情。

        擔任主管的責任之一就是集合多人的努力,共同完成一份工作。換句話說,主管的工作有很大的一部份需要與別人互動,外界的干擾是主管工作的一部份。你可以排定某些時段做為你的工作空擋,當有人臨時找你需要討論事情時,告訴他,你這會兒忙著呢,不急的話兒,在你的空擋時間再來詳談。

        時間管理發展得很快,第一代是建立備忘錄;第二代就需要事先的計劃和準備;第三代會根據你對任務的理解排列優先順序。到了第四代,就是分工合作的授權管理。

        二、做事沒有方法?閱歷

        我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事,但事實上,這并不是最有效率的方法。

        完成一件事情,可以有許多方法,關鍵在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了,先花幾分鐘的時間衡量一下,有什么方法可以更有效率的完成事情?

        三、周圍干擾因素?自控

        周圍眾多干擾因素,是時間流逝的致命殺手,嘈雜聲、雜志、零食、報紙、美容品、溫度、安全感、方向感、氛圍、性欲、壓力、煙癮、聯想、健康狀況,都是諸多的影響因素。

      時間管理方法

        (一)、計劃管理

        關于計劃,有日計劃、周計劃、月計劃、季度計劃、年度計劃。時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。

        待辦單:將你每日要做的一些工作事先列出一份清單,排出優先次序,確認完成時間,以突出工作重點。要避免遺忘就要避免半途而廢,盡可能做到,今日事今日畢,干一起了一起。

        待辦單主要包括的內容:非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。

        待辦單的使用注意:每天在固定時間制定待辦單(一上班就做)、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應付緊急情況留出時間、最關鍵的一項,每天堅持。

        每年年末作出下一年度工作規劃; 每季季末作出下季末工作規劃;每月月末作出下月工作計劃;每周周末作出下周工作計劃

       ?。ǘ?、時間“四象限”法

        著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個“象限”:既緊急又重要(如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等)、重要但不緊急(如建立人際關系、新的機會、人員培訓、制訂防范措施等)、緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等)、既不緊急也不重要(如客套的閑談、無聊的信件、個人的愛好等)。時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上,這樣可以做到未雨綢繆,防患于未然。在人們的日常工作中,很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做,隨著時間的推移,造成工作質量的下降。因此,應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上,需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預約。建立了預約,自己的時間才不會被別人所占據,從而有效地開展工作。

         (三)、有效的時間管理

         美國管理學者彼得·德魯克(P·F·Drucker)認為,有效的時間管理主要是記錄自己的時間,以認清時間耗在什么地方; 管理自己的時間,設法減少非生產性工作的時間; 集中自己的時間,由零星而集中,成為連續性的時間段。

         (四)、時間abc分類法

        將自己工作按輕重緩急分為:a(緊急、重要)、b(次要)、c(一般)三類;安排各項工作優先順序,粗略估計各項工作時間和占用百分比;在工作中記載實際耗用時間;每日計劃時間安排與耗用時間對比,分析時間運用效率;重新調整自己的時間安排,更有效地工作。

       ?。ㄎ澹?、考慮不確定性

        在時間管理的過程中,還需應付意外的不確定性事件,因為計劃沒有變化快,需為意外事件留時間。有三個預防此類事件發生的方法:第一是為每件計劃都留有多余的預備時間。第二是努力使自己在不留余地,又飽受干擾的情況下,完成預計的工作。這并非不可能,事實上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準備一套應變計劃。迫使自己在規定時間內完成工作,對你自己能力有了信心,你已仔細分析過將做的事了,然后把它們分解成若干意境單元,這是正確迅速完成它們的必要步驟。

        考慮到不確定性,在不忙的時候,把一般的必然要做的工作先盡快解決。

        在工作中要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時間。工作是無限的,時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間,計劃再好,目標再高,能力再強,也是空的。時間是如此寶貴,但它又是最有伸縮性的,它可以一瞬即逝,也可以發揮最大的效力,時間就是潛在的資本。充分合理地利用每個可利用的時間,壓縮時間的流程,使時間價值最大化。

      13種時間管理方法

        1、有計劃地使用時間。有的事情需要較長時間,有些事情可以順帶進行。

        2、目標明確。目標要具體、具有可實現性。

        3、將要做的事情根據優先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,應當享有優先權。因此要善于區分這20%的有價值的事情,然后根據價值大小,分配時間。

        4、將一天從早到晚要做的事情進行羅列。

        5、每件事都有具體的時間結束點??刂坪猛娫挼臅r間與聊天的時間。

        6、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時間是什么時候?將優先辦的事情放在最佳時間里。

        7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果,然后才考慮效率。
      Focus first on effectiveness (identifying what is the right thing to do), then concentrate on efficiency (do it right).

        8、區分緊急事務與重要事務。緊急事往往是短期性的,重要事往往是長期性的。必須學會如何讓重要的事情變得很緊急,是高效的開始。

        9、每分每秒做最高生產力的事。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

        10、不要想成為完美主義者。不要追求完美,而要追求辦事效果。

        11、 巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以將這件事情細分為很小的部分,只做其中一個小的部分就可以了,或者對其中最主要的部分最多花費15分鐘時間去做。

        12、學會說"不"。一旦確定了哪些事情是重要的,對那些不重要的事情就應當說"不"。

        13、時間的管理最重要的在于能夠集中自己的大的整塊時間進行某些問題的處理。

      時間管理之重要事情

        如何區別重要與不重要的事情

        

        1、會影響群體利益的事情為重要的事情;

        2、上級關注的事情為重要的事情;

        3、會影響績效考核的事情為重要的事情。

        4、對組織和個人而言價值重大的事情為重要事情。(重大包括金額和性質兩方面。)

        該時間管理方法常常被以如下圖式表示:

        Image:重要緊急.jpg

        1、對重要和緊急的事情當然是立即就做

        2、而對不重要不緊急的事情不做

        3、平時多做重要但不緊急的事情,(因為這是第二象限,常常被稱為第二象限工作法)

        4、對緊急但不重要的事情選擇做。

      最新的時間管理概念--GTD

        GTDGetting Things Done(完成每一件事)的縮寫。來自于David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》,國內的中文翻譯本《盡管去做:無壓工作的藝術》。

        GTD的基本方法:GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟:

        收集:就是將你能夠想到的所有的未盡事宜(GTD中稱為stuff)統統羅列出來,放入inbox中,這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子,也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在于把一切趕出你的大腦,記錄下所有的工作 。

        整理:將stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地進行整理,清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理,對于不能付諸行動的內容,可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類,而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成,如果可以則立即行動完成它,如果不行對下一步行動進行組織 。

        組織:個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟,組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統,而對下一步行動的組織則一般可分為:下一步行動清單,等待清單和未來/某天清單。

        等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作,未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作,而且如果一個項目涉及到多步驟的工作,那么需要將其細化成具體的工作。

        GTD對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于,它作了進一步的細化,比如按照地點(電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市)分別記錄只有在這些地方才可以執行的行動,而當你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應該做那些工作

        回顧:回顧也是GTD中的一個重要步驟,一般需要每周進行回顧與檢查,通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新,可以確保GTD系統的運作,而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。

        執行:現在你可以按照每份清單開始行動了,在具體行動中可能會需要根據所處的環境,時間的多少,精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動

      時間管理的十一條金律

        金律一:要和你的價值觀相吻合

        你一定要確立個人的價值觀,假如價值觀不明確,你就很難知道什么對你最重要,當你價值觀不明確,時間分配一定不好。時間管理的重點不在于管理時間,而在于如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事,但你永遠有時間做對你來說最重要的事。

        金律二:設立明確的目標

        成功等于目標,時間管理的目的是讓你在最短時間內實現更多你想要實現的目標;你必須把今年度4到10個目標寫出來,找出一個核心目標,并依次排列重要性,然后依照你的目標設定一些詳細的計劃,你的關鍵就是依照計劃進行。

        金律三:改變你的想法

        美國心理學之父威廉·詹姆士對時間行為學的研究發現這樣兩種對待時間的態度:“這件工作必須完成它實在討厭,所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作,但它必須完成,所以我得馬上動手,好讓自己能早些擺脫它”。當你有了動機,迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個習慣,只需強迫自己現在就去做你所拖延的某件事。然后,從明早開始,每天都從你的list中選出最不想做的事情先做?!?BR>

        金律四:遵循20比80定律.

        生活中肯定會有一些突發和迫不及待要解決的問題,如果你發現自己天天都在處理這些事情,那表示你的時間管理并不理想。成功者花最多時間在做最重要的事,而不是最緊急的事情上,然而一般人都是做緊急但不重要的事。

        金律五:安排“不被干擾”時間

        每天至少要有半小時到一小時的“不被干擾”時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾,把自己關在自己的空間里面思考或者工作,這一個小時可以抵過你一天的工作效率,甚至有時侯這一小時比你3天工作的效率還要好。

        金律六:嚴格規定完成期限

        巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法則》(Parkinsons Law)中,寫下這段話:“你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那么多時間?!比绻阌幸徽斓臅r間可以做某項工作,你就會花‘一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作,你就會更迅速有效地在一小時內做完它。

        金律七:做好時間日志

        你花了多少時間在做哪些事情,把它詳細地記錄下來,早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時間,搭車花了多少時間,出去拜訪客戶花了多少時間……把每天花的時間一一記錄下來,你會清晰地發現浪費了哪些時間。這和記賬是一個道理。當你找到浪費時間的根源,你才有辦法改變。

        金律八:理解時間大于金錢

        用你的金錢去換取別人的成功經驗,一定要抓住一切機會向頂尖人士學習。仔細選擇你接觸的對象,因為這會節省你很多時間。假設與一個成功者在一起,他花了40年時間成功,你跟10個這樣的人交往,你不是就濃縮了400年的經驗?

        金律九:學會列清單

        把自己要做的每一件事情都寫下來,這樣做首先能讓你隨時都明確自己手頭上的任務。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住,而當你看到自己長長的list時,也會產生緊迫感。

        金律十:同一類的事情最好一次把它做完

        假如你在做紙上作業,那段時間都做紙上作業;假如你是在思考,用一段時間只作思考;打電話的話,最好把電話累積到某一時間一次把它打完?!斈阒貜妥鲆患虑闀r,你會熟能生巧,效率一定會提高。

        金律十一:每1分鐘每1秒做最有效率的事情

        你必須思考一下要做好一份工作,到底哪幾件事情是對你最有效率的,列下來,分配時間把它做好。(始終直瞄靶心一績效(司晉升)

      時間管理——華為成功之寶

        一、界定“時間管理”的兩大誤區

        “華為”時間管理培訓的第一部份,就是讓員工們清楚了解時間管理的2大誤區:

        誤區一:工作缺乏計劃

        大量的時間浪費來源于工作缺乏計劃,比如:沒有考慮工作的可并行性,結果使并行的工作以串行的形式進行;沒有考慮工作的后續性,結果工作做了一半,就發現有外部因素限制只能擱置;沒有考慮對工作方法的選擇,結果長期用低效率高耗時的方法工作。

        誤區二:不會適時說“不”

        “時間管理當中最有用的詞是‘不’”。華為人認為,人們組織工作不當中最常見的一種情況就是不會拒絕,這特別容易發生在熱情洋溢的新人身上。新人為了表現自已,往往把把來自于各方的請托都——不暇思索地接受下來,但這不是一種明智的行為。

        量力而行地說“不”,對己對人都是一種負責。首先,自己不能勝任委托的工作,不僅徒費時間,還會對自己其它工作造成障礙。同時,無論是工作延誤還是效果都無法達標,都會打亂委托人的時間安排,結果是“雙輸”。

        所以“華為”一向強調,接到別人的委托,不要急于說“是”而是分析一下自己能不能如期按質地完成工作。如果不能,那要具體與委托人協調,在必要時刻,要敢于說“不”。


        二、掌握“時間管理”的四大法寶

        “成功地界定問題就已經解決了問題的一半”,但如果沒有切實可行的解決方案,困境還是不會改變。
      “華為”對于時間管理有4大法寶。

        法寶一:以SMART為導向的“華為”目標原則

        “華為”的時間管理培訓指出,目標原則不單單是有目標,而且是要讓目標達到SMART標準,這里SMART標準是指:

        具體性(Specific)。這是指目標必須是清晰的,可產生行為導向的。比如,目標“我要成為一個優秀的‘華為人’”不是一個具體的目標,但目標“我要獲得今年的華為最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標了。

        可衡量性(Measurable)。是指目標必須用指標量化表達。比如上面這個“我要獲得今年的華為最佳成員工獎”目標,它就對應著許多量化的指標——出勤、業務量等。

        可行性(Attainable)。這里可行性有兩層意思:一是目標應該有能力范圍內;二是目標應該有一定難度。一般人在這點上往往只注意前者,其實后者也相當重要。如果目標經常達不到,的確會讓人沮喪,但同時也應注意:太容易達到的目標會讓人失去激情。

        相關性(Relevant)。這里的“相關性”是指與現實生活相關,而不是簡單的“白日夢”。

        及時性(Time-based).及時性比較容易理解,是指目標必須確定完成的日期。在這一點上,華為的時間管理培訓指出,不但要確定最終目標的完成時間,還要設立多個小時間段上的“時間里程碑”,以便進行工作進度的監控。

        法寶二:關注第二象限的華為四象限原則

        根據重要性和緊迫性,我們可以將所有的事件分成4類(即建立一個二維四象限的指標體系),見表:

        第三象限的收縮和第四象限的舍棄是眾所周知的時間管理方式,但在第一象限與第二象限的處理上,人們卻往往不那么明智——很多人更關注于第一象限的事件,這將會使人長期處于高壓力的工作狀態下,經常忙于收拾殘局和處理危機,這很容易使人精疲力竭,長此以往,既不利于個人也不利于工作。新員工來華為的初期,比較關注于第一象限的事件。天天加班,而且工作質量也不盡如人意,感覺很糟糕。經過培訓后,轉換了關注的方向,發現整個感覺都改變了。這主要是因為第一象限與第二象限的事本來就是互通的,第二象限的擴大會使第一象限的事件減少。而且處理時由于時間比較充足,效果都會比較好。因此,增強了新員工的自信。

        法寶三:趕跑時間第一大盜的華為韻律原則

        日本專業的統計數據指出:“人們一般每8分鐘會收到1次打擾,每小時大約7次,或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘,總共每天大約4小時,也就是約50%的工作時間(按每日工作8小時計),其中80%(約3小時)的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾起原來的思路平均需要3分鐘,總共每天大約就是2.5小時。根據以上的統計數據,可以發現,每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時,按8小時工作制算,這占了工作時間的 68.7%。

        華為培訓也認識到:“打擾是第一時間大盜”。為了解決這個問題,華為提出了自己的時間管理法則——韻律原則,它包括兩個方面的內容:一是保持自己的韻律,具體的方法包括:對于無意義的打擾電話要學會禮貌的掛斷,要多用干擾性不強的溝通方式(如:Email),要適當的與上司溝通減少來自上司地打擾等;二是要與別人的韻律相協調,具體的方法包括:不要唐突地拜訪對方,了解對方的行為習慣等。

        法寶四:執著于流程優化的華為精簡原則

        著名的時間管理理論——崔西定律,指出:“任何工作的因難度與其執行步驟的數目平方成正比:例如完成一件工作有3個執行步驟,則此工作的困難度是9,而完成另一工作有5個步驟,由此工作的困難度是25,所以必須要簡化工作流程?!?BR>

        無論對于1部門的工作流量,還是7部門的工作流量,華為要求員工們做到“能省就省”,并編制“分析工作流程的網絡圖”,每一次去掉一個多余的環節,就少了一個工作延誤的可能,這意味著大量時間被節省了。

        綜上所述,通過研究和剖析華為的時間管理,華為給我們一個重要的啟示:時間管理是企業提高員工整體素質的最有效法寶。

      幾款在線的時間管理工具

      rescuetime

        rescuetime是一個基于web的時間管理工具(目前在公開測試)它能準確的判斷你花費了多少時間, 不用你錄入數據,不用你費勁就可以收集你的事務數;迅速而即時的數據分析。例如你在WORD輸入和排版上用了多少時間,你在瀏覽網頁上用了多少時間,你在一些IM溝通上用了多少時間等;通過每日或每周對你完成目標的情況作出總結。你的時間管理是否到位,做得好與壞一目了然;用了這個工具之后你會覺得你的工作效率提高了,比別人更勤奮了。


      propelr

        Propel'r 是一款基于互聯網的時間管理工具,是一種“完成事”的方法學,簡稱:GTD(Getting Things Done).這款工具不僅可以提高你個人的工作效率,還可以和你的客戶和同事一些協作完成項目。Propel'r可以減少思考安排時間的時間,因為它已經幫你完成了,你只需去做就可以了。Propel'r提供了一種通過協同工作而從大規模項目運作中解脫出來的辦法。


      intervals

       intervals為你提供一個能讓你集中在你的項目上,跟蹤你的工作時間,管理你的任務個性化空間,它的功能很強大,具有以下特點:跟蹤時間,做理性的人、管理任務,排脫混亂的狀態、項目管理、文檔或文件的存儲 等


      tick

        什么叫跟蹤時間?tick給我們的解釋是:時間的跟蹤就是讓你不要做太多的事情,是讓你學會恰當的時間做恰當的事。Tick給你解決的問題就是通過分析來減少麻痹給你帶來的損失;告訴你什么是最重要的事情;在這里你不需要復雜的表格和難懂的理論,只有最簡單和你能承受的反饋信息。Tick 除了便簽等記事提醒基本功能之余,強調了在時間軸上對時間的管理和預測。

        下面還有一些是通過便簽和待辦事項來達到在線時間管理的,介紹兩個,象google日歷和待辦工具來實現的就不介紹,你自己試著做一下吧。


      backpack

        Backpack 是一個簡單的網絡服務,Backpack具有日歷和提醒功能,可把你想做的事情做成一個清單給你發送電子郵件或通知到你的手機上,時間可以自己來定。當然,你也可以把你的任務計劃發給你的同事或朋友與他們一起共享。Backpack使用了Ajax接口,讓你的想法或計劃隨手而成,很方便。


      scheduler-lenovo

        Scheduler 是聯想試驗室出品的在線時間管理工具。Scheduler可以幫助用戶建立日程并進行跟蹤而且可以通過Email及MSN的方式提醒用戶即將到來的日程。 Scheduler還提供了完整的計劃制定、跟蹤和回顧的機制,幫助用戶制定計劃并分解長期的目標將之轉化成日程。

      時間管理的原則

        一.設立明確的目標

        時間管理的目的是讓你在最短時間內實現更多你想要實現的目標。把今年度的4到10個目標寫出來,找出一個核心目標,并依次排列重要性,然后依照你的目標設定詳細的計劃,并依照計劃進行。

        二.學會列清單

        把自己所要做的每一件事情都寫下來,列一張總清單,這樣做能讓你隨時都明確自己手頭上的任務。在列好清單的基礎上進行目標切割。

        1.將年度目標切割成季度目標,列出清單,每一季度要做哪一些事情;

        2.將季度目標切割成月目標,并在每月初重新再列一遍,遇到有突發事件而更改目標的情形時及時調整過來;

        3.每一個星期天,把下周要完成的每件事列出來;

        4.每天晚上把第二天要做的事情列出來。

        三.做好“時間日志”

        你花了多少時間在哪些事情,把它詳細地,記錄下來,每天從刷牙開始,洗澡,早上穿衣花了多少時間,早上搭車的時間,平上出去拜訪客戶的時間,把每天花的時間一一記錄下來,做了哪些事,你會發現浪費了哪些時間。當你找到浪費時間的根源,你才有辦法改變。

        四.制訂有效的計劃。

        絕大多數難題都是由未經認真思考慮的行動引起的。在制訂有效的計劃中每花費1小時,在實施計劃中就可能節省3-4小時,并會得到更好的結果。如果你沒有認真作計劃,那么實際上你正計劃著失敗。

        五.遵循20:80定律

        用你80%的時間來做20%最重要的事情。生活中肯定會有一些突發困擾和迫不及待要解決的問題,如果你發現自己天天都在處理這些事情,那表示你的時間管理并不理想。一定要了解,對你來說,哪些事情是最重要的,是最有生產力的。成功者往往花最多時間在做最重要但不是最緊急的事情,而一般人往往將緊急但不重要的事放在第一位。因此,必須學會如何把重要的事情變得緊急。

        六.安排“不被干擾”時間

        假如你每天能有一個小時完全不受任何人干擾地思考一些事情,或是做一些你認為最重要的事情,這一個小時可以抵過你一天的工作效率,甚至可能比三天的工作效率還要好。

        七.確立個人的價值觀

        假如價值觀不明確,就很難知道什么對你是最重要的,當你的價值觀不明確時,就無法做到合理地分配時間。時間管理的重點不在管理時間,而在于如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事,但永遠有時間做對你來說最重要的事。

        八.嚴格規定完成期限

        巴金森(C.Noarthcote Parkinson)在其所著的《巴金森法則》中寫下這段話“你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那么多時間?!比绻阌幸徽斓臅r間可以做某項工作,你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作,你就會更迅速有效地在一小時內做完它。

        九.學會充分授權

        列出你目前生活中所有覺得可以授權的事情,把它們寫下來,找適當的人來授權。

        十.同-類的事情最好一次做完

        假如你在做紙上作業,那段時間都做紙上作業;假如你是在思考,用一段時間只作思考;打電話的話,最好把電話累積到某一時間一次把它打完。

        當你重復做一件事情時,你會熟能生巧,效率一定會提高。

      時間管理案例分析

      案例一:淺談高校管理者的時間管理


        一、時間管理的主要方法

        1.帕累托原則在時間管理中的運用

        在有限的時間和資源下實現目標最大化,是高校管理者工作的重要原則。 時間是實現目標的重要因素之一,為了對高校管理者的時間進行更好地管理,我們引入帕累托原則。 帕累托原則又稱做重要的少數、微不足道的多數,或80對20定律、猶太法則等,是19世紀末和20世紀初由意大利經濟學家及社會學家帕累托提出的,最初是用于經濟領域中的決策。 這一原則是說在任何一組東西之中,最重要的通常只占其中的一小部分,因此對于重要但只占少數的部分必須分配更多的資源,更注重對它的管理。 在時間管理中運用帕累托原則有助于應付一長列有待完成的工作。 將一大堆需要完成的工作列出優先次序,把最應優先完成的作為工作中的重中之重,各花上一段時間集中精力把它們完成。

        只有這樣,那些看起來可能是無法一一完成的工作才能通過我們所完成的那幾件重要工作而得到解決,獲得最大的收益。

        2.“坐標法”在時間管理中的運用

        一個人在同一時間處理兩個以上的任務是件極為困難的事情,一直保持高效更是難上加難,因此管理者應把時間花在重要的、必須做的任務上,而不是那些并非必須要做的事情之上。

        如果以“輕—重”為橫坐標,“緩—急”為縱坐標, 我們可以建立一個時間管理坐標體系(見圖)把各項事務放入這個坐標體系! 大致可以分為四個類別:重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急。

      時間管理坐標體系

        我們通常會把緊急的事情放在第一位,這不是管理時間的有效辦法。在最初,我們可能會重視事情的重要程度,做的是“重要且緊急”的事情,但應避免習慣于“緊急”狀態,否則,我們會不由自主地喜歡上“到處救火”的感覺,把自己當成“救火隊員”,轉而去做那些“緊急不重要”的事情了。

        這樣一來,我們沒有時間去做那些“重要不緊急”的事,而這些事往往有著更深遠的影響。將大部分時間花在“重要而不緊急”的事情上,可以讓我們避免掉進“嗜急成癮”的陷阱中,更可以避免在事情變得緊急后才疲于應付。對于高校來說,“重要不緊急”的事就是教學。確定了教學任務,就明確了圍繞教學所需的人、財、物以及包括學術活動在內的各種活動,高校各個管理層的時間管理都應圍繞這一任務展開。

        二、高校管理者的時間管理

        高校管理者每天都要面對各種各樣的事務,千頭萬緒,涉及到方方面面。如何在繁多的事務中抓住重點,以點帶面,從而促進相關工作的開展和完成,時間管理有著重要的作用??茖W、規范、有序的時間管理不僅對高校管理者本人極為重要,對提高整個高校的工作效率、降低辦學成本也極為重要。但因為主觀客觀上的原因,我們都習慣了不將時間列入辦學成本進行計算。

        (一)高校管理者時間管理的必要性

        高校管理者為什么要對時間進行管理,這雖是個見仁見智的問題,但由于很多高校管理者未對時間進行科學有效的管理,往往造成疲于奔命卻大事抓不了、小事抓不到,浪費時間的現象廣泛存在,造成高校管理者時間浪費的原因是多方面的,從主觀上說,一方面可能是因為管理者想做的事情太多,但確因沒有科學區分事情的輕重緩急,甚至缺乏明確的目標,導致各項工作缺乏優先順序,最后可能有頭無尾;另一方面也可能是因為不擅于授權導致自己不得不花費大量的時間于具體事務,或因倉促決策導致了整個學校的時間以及其他資源的浪費。從客觀上說,高校管理者浪費時間的原因來自于上級領導、工作系統以及生活工作條件等方面。不管是何種原因,高校管理者的時間一旦出現浪費,對整個部門甚至整個高校的傷害極大,嚴重的可能會導致部門、單位乃至整個高校低效率重復勞動,最終成效不彰。為了避免浪費時間的現象重復出現,必須對高校管理者的時間進行管理。高校管理者永遠沒有時間做每件事,但應通過對時間進行管理,保證他們永遠有時間做最重要的事。

        (二)高校管理者時間管理的內容

        高校管理者的時間管理并非是對時間這一資源進行管理,而是對管理者自身進行管理,通過提高管理者的時間使用效率,減少浪費,從而達到提高工作效率的目標。對管理者自身進行管理主要包括四個方面的內容。

        1.掌握工作的關鍵

        高校不同層次的管理者盡管工作任務和工作責任不盡相同,但管理活動卻是一致的,可簡單歸結為三個掌握,即掌握關鍵工作,掌握關鍵人物,掌握關鍵活動。高校發展目標能否實現的重點不在于每個環節、每個步驟,而在于制約性因素。制約性因素往往體現在關鍵工作,關鍵人物和關鍵活動上,抓住了這三個關鍵,高校管理者也就解決了制約性因素。所謂“大智有所不慮,大巧有所不為”之所以成為大智大巧者,在于能夠揚其長而避其短。高校管理者無論職位、社會地位、學術水平高低,都是普通勞動者,不可能是全能的,也不需要面面俱到,因此,只要掌握了關鍵也就抓住了時間管理的要訣。具體地說,出現重要而且緊急的事情時,高校管理者應首先進行處理,但要避免成為工作常規,應保證高校管理者的大部分時間花在重要而不緊急的事情上。高校管理者專注于處理重要的事情說明抓住了影響整個部門乃至整個高校的工作全局,主要精力放在不緊急的事情上則意味著未雨綢繆,防患于未然。

        2.簡化工作程序

        工作流程越簡化,越不容易出問題,執行部門及人員在工作過程中會越加細致,執行效果越好。同時,簡化程序有利于解決高校中出現的“文山會?!爆F象,不該發的文不發,不該開的會不開,提高行文和會議效率,降低管理成本。就開會而言,會前必須明確會議的目的,是分享信息、辯論還是決策,決策性的會議材料應該在會前幾天分發參會者,讓參會者能盡早熟悉會議內容并有足夠的考慮時間,以提高決策的質量和速度,避免會議流于形式,避免將會議時間浪費在泛泛而談上卻做不出任何科學決策。

        3.合理安排工作時間

        應該做好每天、每周、每月以及每年的工作計劃,列出每一時間單位內應該完成的工作,排出優先次序,突出重點并確認完成時間,并適當安排“不被干擾”的時間。高校管理者常常需要整塊的時間去思考一些重要決策或完成重要的任務,在進行這些任務的過程中,不能被外界打斷,否則重新進入深度思考與完全工作狀態往往需要更長的時間。高校管理者集中時間不受干擾地處理一些重大事項而把其他事情都推到一邊,可能會給本部門甚至整個學校帶來一些意想不到的麻煩,但如果能有足夠必要的時間,不受任何人任何事干擾地思考或者從事對整個部門甚至整個高校至關重要的工作,那么這些可能的麻煩將是微不足道的。

        4.合理授權
        
        任何一位高校管理者都不可能獨自完成本部門乃至整個高校的所有工作,也不可能獨自對所有的事情做出科學決策,因此將一些事情指派或授權給別人,讓其他人對工作進行分擔,是提高時間使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授權的事項,并授權于適當的人來決策和執行,會提高整個學校的辦學效率。高校管理者的授權必須充分,同時必須重視監督和檢驗,保證被授權者的行為符合學校的整體利益。在授權過程中,管理者應避免出現把別人當成自己提高效率多做事的資源或者障礙、干擾者的傾向,否則可能會出現控制他人的欲望,傾向于讓被授權人按照要求做事,或者讓“他們”不要妨礙“我們”做事。從而使授權行為適得其反。 在授權中必須要克服“辦事拖延”的鄙習,推行“限時辦事制”。 辦事拖延是浪費時間的重要原因之一,實際工作中,工作任務的完成時間往往都會超出預期。 因此,嚴格規定每一件事情的完成期限,并要求被授權者在限定時間內報告處理結果,授權效果會更為有效。

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